Trong buổi tư vấn, nhiều điều được nói ra một cách thiện chí và có thể hoàn toàn đúng vào thời điểm đó. Vấn đề là người tư vấn có thể chuyển việc, chính sách có thể đổi, và sáu tháng sau không ai nhớ chính xác đã nói gì. Chuyển lời nói thành văn bản là việc bảo vệ cả hai bên.
- Bốn cam kết miệng phổ biến nhất đều liên quan tới những thứ không có trong hợp đồng mẫu.
- Cách xác nhận nhẹ nhàng nhất là bạn tự nhắn tóm tắt và hỏi có đúng không.
- Nếu bị từ chối xác nhận, hãy coi cam kết đó như không tồn tại khi ra quyết định.
- Việc này không tạo không khí đề phòng nếu bạn làm như một thói quen bình thường.
Bốn cam kết miệng phổ biến
Bốn điều dưới đây rất hay được nói trong buổi tư vấn và rất ít khi có trong hợp đồng mẫu. Điều thứ nhất phổ biến nhất và cũng là điều dễ thay đổi nhất, vì việc phân công giáo viên phụ thuộc vào sắp xếp nhân sự chứ không phụ thuộc vào lời hứa của người tư vấn.
Cách xác nhận nhẹ nhàng
Cách tự nhiên nhất là ngay sau buổi tư vấn, bạn nhắn một tin tóm tắt những gì hai bên vừa trao đổi và hỏi có đúng không. Cách này có ba ưu điểm: nó không đòi hỏi ai phải ký gì, nó cho người tư vấn cơ hội đính chính nếu bạn hiểu nhầm, và câu trả lời của họ chính là văn bản bạn cần. Nội dung tin nhắn nên gọn: liệt kê bốn năm điểm chính đã thống nhất, mỗi điểm một dòng, rồi hỏi anh chị xem giúp có điểm nào chưa chính xác không. Phần lớn người tư vấn trả lời trong ngày, và với những chỗ họ đính chính thì bạn biết ngay điều gì là chắc chắn và điều gì chỉ là mong muốn.
Nếu bị từ chối xác nhận
Đôi khi bạn nhận được câu trả lời tránh né, chẳng hạn cứ yên tâm hoặc cái đó thì tùy tình hình. Đó cũng là một câu trả lời và nó rất hữu ích: nó cho bạn biết cam kết đó không chắc chắn. Ba việc nên làm khi gặp tình huống này. Thứ nhất, ra quyết định như thể cam kết đó không tồn tại — nếu bỏ nó đi mà lựa chọn vẫn hợp lý thì cứ tiến hành. Thứ hai, hỏi xem điều tương đương có được ghi ở đâu trong quy chế không, vì đôi khi nó có mà tư vấn viên chỉ không nhớ chỗ. Thứ ba, nếu đó là điều kiện quyết định với bạn thì hãy nói thẳng rằng bạn cần nó bằng văn bản mới đăng ký được — cách phản ứng của họ trước một yêu cầu hợp lý như vậy tự nó đã là thông tin.
Sai lầm thường gặp
- Đưa ra quyết định dựa trên một lời hứa miệng về giáo viên hoặc về sĩ số.
- Ngại nhắn xác nhận vì sợ bị coi là không tin tưởng, rồi vài tháng sau không có gì đối chiếu.
- Nhận câu trả lời tránh né mà vẫn coi như cam kết đã được xác nhận.
Câu hỏi thường gặp
Nhắn xác nhận có bị coi là thiếu tin tưởng không?
Không, nếu bạn viết như một thói quen của mình chứ không như một động tác kiểm tra người khác. Thực tế nhiều người tư vấn đánh giá cao vì nó cũng bảo vệ họ khỏi hiểu nhầm về sau.
Tư vấn viên nghỉ việc thì những gì họ hứa còn giá trị không?
Điều được ghi trong hợp đồng và quy chế thì vẫn còn, điều chỉ nói miệng thì gần như không còn ai xác nhận. Đó chính là lý do nên chuyển sang văn bản ngay từ đầu.
Nên nhắn qua kênh nào?
Kênh nào có lưu lại lịch sử và là kênh chính thức của trung tâm. Tránh những kênh mà tin nhắn có thể bị xóa hoặc không truy lại được.
Nếu họ trả lời miệng thay vì nhắn lại thì sao?
Bạn cứ nhắn lại lần nữa với nội dung tóm tắt điều họ vừa nói và một câu hỏi ngắn để họ xác nhận. Một chữ đồng ý trong tin nhắn cũng đủ để đối chiếu về sau.